Jön a nyár, jönnek a fesztiválok, táborok, város- és falunapok. A benti, kisebb rendezvényekről áttérünk a kinti, nagyobb tömegeket megmozgatókra. A júliusi melegben arról tandemezünk, hogyan is szervezünk meg jól kisebb-nagyobb programokat. Mi kell ahhoz, hogy egy rendezvény profi legyen? És min csúszhatunk el? Milyen tudásra, készségekre, képességekre van szükségünk ahhoz, hogy kinyüzsögjünk magunkból jobb-rosszabb kínálatot? Manapság, mikor pótolni akarjuk az elmúlt két év kovid miatti eseménykieséseit, mire figyeljünk, hogy ne csak mennyiséget, hanem minőséget is produkáljunk?

(Somogyi Attila)

Az Újvárad tandemezésre kért fel. Soha nem „tandemeztem”, először a tandem-kerékpározás jutott róla eszembe, amihez mindeddig szintén nem volt szerencsém. Nem lehet ez olyan nagy ördöngösség, mondtam magamnak, mikor a megkeresés történt, csak el kell indulni, tekerni a pedálokat, biztos kézzel tartani a kormányt, állandóan összpontosítani, figyelni előre, jobbra és balra, lehetőleg hátra is, majd bízni benne, hogy rendben lesz minden. S így megy a dolog… Valahogy ez történik az első rendezvényszervezés esetén is: neki kell állni, és csinálni, mert valahogy lesz, és biztosan egyre jobb lesz, hisz’ belejövünk ebbe is, mint annyi minden másba, amitől eleinte talán félünk egy kicsit, de ahogy telik az idő, úgy barátkozunk meg vele. Úgy hiszem, nem a rendezvényszervezés kiskátéját kellene itt összefoglalnom, mert nem lehet ennek kerete a tandemrovat, inkább egy személyes megközelítést kell vázolnom mindarról, amit rendezvények szervezéséről gondolok. Remélem, megfelelek majd a szöveges párban biciklizős elvárásainak. 

Nem tudom, van-e egyáltalán olyan, hogy profi rendezvény. Ugyanis távolról sem biztos, hogy ami – úgymond – profinak néz ki a résztvevő szemszögéből, az ugyanolyan kifogástalan a szervező oldaláról szemlélve is. Nagyon sok apróság, kisebb-nagyobb részlet nem világos a külvilág előtt, mert ezeket csak mi, a szervezők látjuk. Talán akkor mondható profinak egy rendezvény, amikor találkozik a szervezők részéről szolgáltatott tartalom és minőség a választott célcsoportok elvárásaival. Elég száraz ez a projektnyelvezetből kiragadott kép, de kifejezi a lényeget: profi az a rendezvény (legyen kicsi vagy nagy), amelyik működik. És akkor működik, ha pontosan és gondosan elő van készítve, ha a fogaskerekek szépen, simán kapcsolódnak egymásba, miközben a jelenlévők észre sem veszik, miként működik a háttérben a gépezet, csak jól érzik magukat, hasznosnak érzik mindazt, ami történik, valahogy többként távoznak, mint amilyenként odajöttek

A jó kommunikáció és az empátia elengedhetetlen egy rendezvény szervezése esetén. Jut eszembe egy kedves és vicces történet, melynek főszereplője voltam, azóta is többször említem, hisz tanulságos. Valahányadik Tusványost szerveztük, pár nappal a rendezvény előtt mi már „építettük a tábort”, a kiskereskedők is érkeztek lassan, mindenik a maga különbejáratú, ügyes és bajos gondjával, amit értelemszerűen mindig a szervezők oldanak meg. Valami átmeneti gubanc ált elő, folyamatában kellett rendezni néhány dolgot, ezalatt pedig a kiskereskedőket, az árusokat folyamatosan „kezelni”. Az aggódókat megnyugtattam, minden egyenesbe kerül, csak egy kis türelem, „meg kell inni egy kávét”, és hamar megoldjuk. Ez bevált, működött, mindenkinek ezt mondtam, nyugalom, „meg kell inni egy kávét”, és minden rendbe fog jönni. Mindaddig, míg a sokadik – már rutinból előadott – kávéra utalásomra egyszer az volt a kissé felháborodott válasz, hogy „jó, de még egyet!?” Tanulság az, hogy amennyiben szervezők vagyunk, legyen bennünk együttérzés mindenki gondja iránt, figyeljünk mindenki bajára, oldjuk meg ezeket, legalábbis tegyünk meg mindent annak érdekében, hogy egyenesbe kerüljenek a dolgok, kommunikáljunk hatékonyan, és ha a helyzet azt kívánja, „igyunk meg egy kávét, míg minden meg nem oldódik.” 

Tény, hogy a covid-időszak alatt finoman fogalmazva is visszafogottabb volt világszerte a rendezvénykínálat. A korlátozások feloldása után hajlamosak vagyunk azt érezni, hogy kiéheztünk a nagy- és kisrendezvényekre egyaránt, ezek hiányoztak az életünkből, de most visszatértek, és mi fejest ugorhatunk nem csupán kisebb-nagyobb programokba, hanem egyenesen a fesztiválszezonba is. Talán igaz is valamilyen szempontból, nem állnak még rendelkezésre mérhető adatok e tekintetben, viszont én azt látom, érzem, hogy visszatértünk oda, ahonnan elindultunk, mintha mi sem történt volna velünk az elmúlt két év során: ugyanazt a felszabadult fesztiválvágyat látom, mint két éve, a nagy világfelfordulás előtt. Nem tudom nyugodt szívvel azt írni, hogy a koronavírus időszaka utáni magunkra találás valamilyen pozitív hozadékkal járt. Egyelőre nem látom sem a jó irányú, sem a visszafelé mutató változásokat, csak remélni tudom, hogy – mint az élet egyéb területén is – tanultunk abból, amit a járványidőszak jelentett az életünkben. Ha mást nem is, remélem, legalább a digitális megoldásokat szélesebb területen alkalmazzuk majd, megértjük azt, hogy nem ellenünk dolgozik a virtuális tér és minden digitális eszköz, hanem értünk. 

Mire figyeljünk egy rendezvényszervezés idején? Lehetőleg mindenre. Előkészítés, tervezés, különböző forgatókönyvekkel való készülés, rugalmasság, alkalmazkodókészség, empátia és jó kommunikáció egyaránt elengedhetetlen. Persze, kell egy jó és jól működő csapat is, mert egyedül nehéz, és sokat segít az is, ha elolvasunk néhány témába vágó könyvet, ha képzéseken veszünk részt. De a puding próbája mindig az evés, ezt ne feledjük… Végül nagyon fontos, talán a legfontosabb minden rendezvényszervezés esetén az igényesség: a minőségre és szakszerűségre való folyamatos törekvés. 

(Magyari Sára)

Az ördög a részletekben lakik – gyakran halljuk, mondjuk, de aki szervezett már kisebb-nagyobb rendezvényt, az tudja, hogy ez pontosan így is van. Amikor nyüzsöghetnékem támad, azaz szervezhetnékem, akkor nem elég a forgatókönyv, az ellenőrző lista, a határidőnapló, a közvetett és közvetlen célcsoport, kell valamilyen aprólékos figyelem is, egyfajta minuciozitás, amivel nemcsak át-, hanem be is látjuk a dolgokat, és kell az is, hogy minden pillanatban ugrásra készen álljunk.

A jól megszervezett eseményhez szerintem három dologra érdemes odafigyelni: (a) legyen jól előkészített, azaz nem elég tudni, mit szeretnék megvalósítani (könyvbemutatót, tábort, konferenciát, sörfesztivált), hol (helyszínek), kiknek (célcsoport), mikor (megfelelő időpont), miből (anyagi, humán, logisztikai erőforrások), de fontos alaposan átnézni, bejárni, kipróbálni a helyszíneket, a technikát, még a csapattársakat is, mert például egy rendezvény alatt gyakran karcoljuk majd egymást, fáradtak leszünk, esetleg morcosak. Kell tudni, kibír-e engem a másik és én őt. (b) Álljunk bevetésre készen, azaz fel kell készülni arra, amire nem lehet felkészülni. Főleg nagyobb, hosszabb rendezvények esetében érzékelem azt, hogy kell az a fajta rugalmasság és derű, amivel szemlélem és lereagálom az eseményeket akkor is, ha beüt a krach. Mert a legtöbb esetben ez meg fog történni! (c) Legyen egy másik szem is, azaz át kell adni az ellenőrzést néha társaknak, vagy legalább kikérdezni őket, mit szólnak, gondolnak a dolgokról. Mert több szem többet lát alapon, könnyebben kijavíthatunk csúszásokat.

Emlékszem, egyik kezdő rendezvényemen a temesvári ifjúsági ház nagyszínpadán kerültem bajba. Jótékonysági estet szerveztünk, több százan ültek a nézőtéren, híres-nevezetes meghívottak léptek föl; az egész csapat tett-vett, mindenkinek jól meghatározott feladata volt. Előtte végigjártuk a terepet, elvileg átláttuk, mire, kire, hol, mikor lesz szükség, de arra valahogy senki sem gondolt, hogyan fog felgördülni a bársonyfüggöny. Annak idején ez még nem gombnyomásra ment. Mindenféle előkelő feladatom volt, így rajtam is díszruha, tűsarkú – ahogyan az illik. Aztán mégis azon kaptam magam, hogy két „fontos” feladat között én kurblizom a függönyt le-fel. Életemben nem gondoltam, hogy az a tekerés olyan nehéz művelet! Azt sem, hogy utána napokig olyan izomlázam lesz, hogy megemelni sem tudtam a karom, a vállam. Egyike a legtanulságosabb történeteimnek. 

Azóta több rendezvényen vagyunk túl: gyermek, ifjúsági, kulturális, szociális, tudományos; hazaiak, külföldiek. Voltak nagyon jó csapatok, és voltak rettenetesek. Mára kialakult az a mag, akivel érdemes és lehet is együttdolgozni – varázsolni, teremteni.

Ma már tanítom is a rendezvényszervezést, és kuncogok a nemlétező bajuszkám alatt, mikor a tantermi feladatoknál belecsúsznak a fiatalok kisebb-nagyobb problémákba: például nem gondolják át, ha egy busznyi embert fogadunk, hol áll meg, hol parkol a busz; ártatlanul „megszervezik”, hogy majd anyu és apu főz a vendégeknek – három napig, mind a kétszáznak. 

Aztán látom őket, mikor kikerülnek a valós helyzetekbe, és próbálkoznak. Néha felhívnak, megkérdezik a véleményem, a segítségem kérik egy s másban. Teszik a dolgukat – szép rendezvényekkel, kisebb-nagyobb bonyodalmakkal, de lelkesen, hatásosan. A profizmus pedig majd lassan kialakul. Előtte néhányszor el kell esni. S majd fel kell állni. Szerintem a minőséghez lassan, idővel lehet csak hozzánőni! 

Somogyi Attila 1975, Temesvár, Bolyai János Szakkollégium – Temesvár, szakmai programfelelős

A borítókép a 30. Festum Varadinumon készült, Vigh László Miklós fotója.